Associa, la empresa líder en gestión comunitaria en América del Norte, ha implementado un innovador sistema de clasificación de documentos impulsado por inteligencia artificial generativa. Este proyecto se ha desarrollado en colaboración con el Centro de Innovación en IA Generativa de Amazon Web Services (AWS) y busca optimizar el manejo de documentos para unos 7.5 millones de propietarios, atendidos por 15,000 empleados en más de 300 oficinas.
Con un manejo aproximado de 48 millones de documentos, el sistema anterior de Associa carecía de una herramienta eficiente de clasificación automática, lo que obligaba a los empleados a destinar largas horas diarias a tareas manuales. Esto generaba lentitud y errores frecuentes en el proceso, creando obstáculos en la operativa de la empresa.
El nuevo sistema, Acelerador de Procesamiento de Documentos Inteligente (GenAI IDP), incorpora tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y capacidades de IA generativa, permitiendo transformar documentos no estructurados en datos estructurados y utilizables. Este avance facilita la clasificación automática con alta precisión, logrando integrarse sin problemas en los flujos de trabajo ya existentes. Se prevé que la reducción del tiempo dedicado a tareas manuales aumentará significativamente la eficiencia operativa y permitirá importantes ahorros de costos.
Durante la fase de evaluación, Associa experimentó con diferentes configuraciones del sistema, analizando la entrada y diseño de documentos. Se concluyó que la clasificación basada solo en la primera página de un PDF aumentó la precisión del 91% al 95% y redujo el costo por documento, ya que esta página suele contener las características más distintivas.
La implementación también ha mejorado la precisión en la clasificación de documentos no identificados, crucial para la revisión humana. Tras analizar distintos modelos de IA, Amazon Nova Pro se destacó por ofrecer la mejor combinación de precisión y costo, alcanzando un 95% de precisión a un costo de 0.55 centavos por documento.
Andrew Brock, presidente de Servicios Digitales y Tecnológicos de Associa, resaltó que esta solución mejorará significativamente la gestión de documentos, reduciendo el trabajo manual y elevando los estándares de precisión en el servicio a comunidades residenciales.